La Importancia del Departamento de Abastecimiento (Compras) en una Empresa

Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es la función logística, mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Incluye las actividades siguientes:

Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisición.Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de estas actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

a)Mantener la continuidad del abastecimiento.
b)Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.
c)Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.
d)Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc; buscando calidad adecuada.
e)Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.
f)Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.
g) Estudiar e investigar nuevos procedimeintos.
h). Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
i)Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento.
j) Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

k) Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad son:

1. Control de la exactitud de sus existencias.

2. Mantenimiento de la seguridad.

3. Conservación de los materiales.

4. Reposición oportuna.

El Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

El Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

Como el proceso de abastecimiento está internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la organización, ello requiere la puesta a punto de sistema de información completos. Por ésta razón, la informatización de los procesos de datos ha tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la dirección del mismo, puesto que facilita el análisis de las alternativas, la realización, el seguimiento y la activación de los pedidos, así como la recepción, la inspección y el registro de los ítems y el mantenimiento al día de los registros correspondientes al área de abastecimiento.La experiencia está demostrando la conveniencia de contar con un único proveedor y la existencia de una intensa comunicación entre el comprador y proveedor.